Veel ondernemers blijven langer bij hun boekhouder dan ze willen. Niet omdat ze tevreden zijn, maar omdat ze denken dat overstappen gedoe is. In de praktijk valt dat mee. Hieronder staat precies wat erbij komt kijken.
Wanneer is overstappen verstandig?
Een paar signalen die we vaak terugkrijgen van ondernemers die bij ons aankloppen:
- Je hoort alleen iets van je boekhouder als er een aangifte aankomt.
- Je krijgt facturen voor werk waarvan je dacht dat het in het tarief zat.
- Je weet halverwege het jaar niet hoe je ervoor staat.
- Aangiftes gaan op het laatste moment de deur uit, of te laat.
- Je krijgt antwoorden die je niet begrijpt, en durft niet door te vragen.
Herken je hier niets in, dan is er geen reden om te wisselen. Een boekhouder die je kent en die je administratie kent, is waardevol.
Wanneer kun je overstappen?
In principe op elk moment in het jaar. Het makkelijkst is per 1 januari, omdat je dan met een schoon boekjaar begint. Maar het kan ook midden in het jaar: je nieuwe boekhouder neemt dan de cijfers tot dat moment over.
Wel iets om op te letten: kijk in je contract of algemene voorwaarden wat de opzegtermijn is. Sommige kantoren hanteren een opzegtermijn van een maand, andere werken met contracten voor een heel jaar.
Welke gegevens heb je nodig?
Je nieuwe boekhouder heeft in ieder geval dit nodig van je oude kantoor:
- De laatste jaarrekening en de balans
- De aangiftes van het lopende jaar, in elk geval de btw-aangiftes
- Een overzicht van de openstaande debiteuren en crediteuren
- De afschrijvingsstaat, als je bedrijfsmiddelen hebt
- Toegang tot of een export uit je huidige boekhoudpakket
Je oude boekhouder is verplicht om jouw administratie aan je af te geven. Dat zijn jouw stukken, niet die van het kantoor. Loopt het toch stroef, dan kan een vriendelijke verwijzing naar die verplichting helpen.
Stap voor stap
- Voer eerst het kennismakingsgesprek. Zeg nog niets op voordat je weet waar je heen gaat en wat het kost.
- Zeg schriftelijk op. Per e-mail is prima. Noteer de datum waarop de samenwerking eindigt.
- Vraag de stukken op. In de praktijk doet je nieuwe boekhouder dit voor je, dat scheelt heen-en-weer gemail.
- Regel de machtigingen. Je nieuwe kantoor heeft een machtiging nodig om namens jou aangifte te doen.
- Zet de software over. Je nieuwe boekhouder richt het pakket in en zet de beginbalans klaar.
Wat je zelf niet hoeft te doen
Bij ons vragen wij de stukken op, regelen wij de machtiging en zetten wij het boekhoudpakket voor je klaar. Jij zegt op bij je huidige kantoor en levert vanaf de overstapdatum je bonnen en facturen bij ons aan. De rest loopt via ons.
En als er nog boekjaren openstaan?
Dat komt vaker voor dan je denkt. Achterstallige administratie is geen reden om niet over te stappen, maar het is wel apart werk. Wij maken daar een aparte offerte voor, op basis van de omvang en de periode. Neem gerust contact op om te bespreken wat er nodig is.
